O facto de vivermos em sociedade faz com que tenhamos de relacionar-nos com diversos grupos de pessoas. Como consequência destas interações, surge muitas vezes a necessidade de realizar eventos que podem estar inseridos no nosso mundo familiar, social, empresarial ou institucional. Em alguns casos podemos participar apenas como assistentes do evento, mas, o que acontece quando estamos envolvidos ativamente na organização do mesmo? Por onde devemos começar?
O mais importante para garantir a organização e realização com sucesso de um evento é o seu planeamento. Para realizar um planeamento eficaz temos de ter em conta diversos detalhes:
Propósito do evento
Qual é o propósito do evento? Trata-se de um evento familiar, profissional, institucional, cultural, desportivo ou religioso? Dependendo do tipo de evento existe um conjunto de passos ou etapas a seguir e podem existir certos passos que só podem ser iniciados após a finalização de outros.
Convidados
Quem irá assistir ao evento? É necessário fazer uma lista de convidados. Dependendo do propósito do evento, os convidados poderão ser familiares, amigos, colegas de trabalho, etc. Mas... quem iremos convidar? Como fazer a lista?
É de extrema importância ter sempre em conta o total de convidados dado que isto irá ter consequências no orçamento. Não é o mesmo planear um evento para 10 pessoas do que um evento para 100 pessoas, quer pelo custo total, o local necessário e outros detalhes importantes. Inicialmente devemos incluir na lista de convidados todas as pessoas que consideramos que devem assistir ao evento. Depois, dependendo do orçamento, será necessário efetuar uma filtragem entre aqueles que são indispensáveis e aqueles que não. Também é necessário ter em conta que alguns dos convidados podem vir acompanhados.
Orçamento
O orçamento tem um papel fundamental na planificação e realização do evento, visto que irá influenciar os restantes detalhes. Dependendo do valor que quisermos gastar, assim será o evento. Apenas a título de curiosidade, um dos eventos mais caros da história foi o casamento entre o Príncipe Charles e a Lady Diana que custou à volta de 85 milhões de euros!
Data
Em que estação do ano irá realizar-se o evento? Será feito de manhã, à tarde ou à noite? Qual é a duração prevista? Não é igual realizar um evento ao ar livre no verão do que no inverno, onde existe uma grande probabilidade de mau tempo.
Local
O número de convidados e o tipo de evento determinam o local onde deve ser realizado. Para eventos pequenos, um local grande pode não ser o mais indicado e vice-versa. Por exemplo, se o evento for um casamento, normalmente não é necessário preocupar-se muito com o transporte público nas proximidades do local, visto que a maior parte das pessoas deslocam-se de carro, e pode não ser conveniente escolher um local pequeno, dado que um casamento reúne um número considerável de convidados, salvo raras excepções. Alguns dos pontos a ter em conta são:
- Capacidade do Local
- Estacionamento próprio ou nas proximidades
- Número de casas de banho
- Serviços disponibilizados pelo proprietário do local (limpeza, som, iluminação, etc)
Requisitos técnicos
Tem cobertura de rede para telemóveis? Tem WiFi? São necessários microfones, altifalantes, projectores? Quanto melhor seja a planificação destes detalhes, menor será a probabilidade de se surjam problemas durante a realização do evento.
Comida e bebidas
O local escolhido para o evento possui uma cozinha ou terás de contratar um serviço de catering? Dependendo do tipo de evento podem ser necessários aperitivos, por exemplo. Em uma reunião de trabalho são frequentes os coffee breaks, que podem estar constituídos por refrigerantes, café, aperitivos, etc. Se for um evento informal, os convidados podem permanecer de pé, se for mais formal, sentados, visto que pode implicar também um menu mais elaborado. Também é necessário lembrar que, quanto mais formal, maior será o preço do serviço.
Decoração
O local pode ser decorado de acordo com o tipo de evento que irá ser realizado. Se for um evento empresarial podem ser utilizadas fotos, desdobráveis ou revistas com informações sobre a empresa. No caso de ser um evento familiar, as flores não devem faltar para proporcionar um ambiente mais colorido. Também pode ser aplicado um tema ao evento: anos 60, hippies, super-heróis, etc.
Fotografias
Será necessário contratar um fotógrafo profissional ou bastará utilizar um smartphone para tirar as fotografias do evento? As fotos podem ser partilhadas através das redes sociais, por exemplo criando um grupo no Facebook onde podem ser adicionados todos os participantes do evento e as fotos publicadas de forma a que todos possam vê-las.
Animação
Será necessário contratar animadores e/ou apresentadores? Quem irá receber os convidados? É um detalhe muito importante receber os convidados a medida que vão chegando, de forma a indicar-lhes onde devem dirigir-se para que não se sintam perdidos ao entrar no local.
Lembranças
Nos eventos de certo nível não podem faltar as lembranças do evento. Num congresso não pode faltar a tradicional caneta, capa ou cartão. Num evento religioso ou familiar é habitual oferecer uma fotografia com a data da realização do evento.
